Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

В бумажной трудовой книжке нового образца откорректировали количество листов для заполнения данными о работе и наградах - для информации по награждениям стало меньше разворотов (7), а для сведений о работе – больше (14). Также на титульной странице указали, что печать ставится при наличии. В остальном форма документа не изменилась.

Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.

Какие еще новшества вступят в силу в сентябре:

• Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года предполагает, что все кадровые перемещения должны отражаться в книжках в течение 5 рабочих дней (сейчас на внесение записей отводится недельный срок - п. 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
• Требование о внесении первой записи в трудовую при обязательном присутствии владельца документа больше не актуально, поскольку бумажные книжки не оформдяются для впервые устраивающихся на работу.
• Уточнен порядок отражения временных переводов, которые впоследствии стали постоянными.
• В трудовой книжке записи теперь могут осуществляться не только ручкой, но и с применением технических средств, штампов, при этом допустимо комбинирование разных способов заполнения.
• Дистанционные работники могут направить свою трудовую книжку работодателю по почте, чтобы в документе был зафиксирован факт трудоустройства.
• Если причиной увольнения стал перевод в другую организацию, наименование нового работодателя должно фигурировать в записи об увольнении.

Новое в ведении журнала учета трудовых книжек 2021 года

Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2021 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.

По обновленным правилам журнал или книга учета движения трудовых книжек может не соответствовать унифицированной форме, работодатель сам решает, какие графы и разделы должны присутствовать в этом учетном регистре. Но это не значит, что с 1 сентября все работодатели обязаны перестать вести книги и журналы, оформленные по старым образцам, и заводить обновленные формы. Работодатель может продолжать вести учетные журналы унифицированной формы до их окончания, и лишь затем вводить в действие самостоятельно разработанные новые учетные книги – такого мнения придерживается и Роструд.

Работодатели обязаны собирать и фиксировать в учетных журналах или книгах всю информацию по трудовым книжкам, но это касается только бумажных документов. Если трудовая ведется в электронном формате, информация по ней хранится в Пенсионном фонде. При получении заявления от работника о переходе на электронную трудовую, в журнал учета трудовых книжек вносится запись о выдаче на руки работнику бумажного экземпляра. Отдельную книгу для фиксации таких случаев работодателю заводить не надо – все факты поступления и выбытия трудовых оформляются в хронологической последовательности в едином журнале учета.

Для самостоятельной разработки новой формы журнала по учету трудовых книжек образец можно использовать унифицированный, внеся в него необходимые изменения (пример заполнения формы приведен в статье на нашем сайте).

Что должна содержать книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним:

• журнал должен фиксировать все принимаемые от работников трудовые, а также отражать факты выдачи новых документов, включая вкладыши (при этом указываются серия и номер бланка);
• по новым правилам книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована и прошнурована, чтобы исключить факты несанкционированного изъятия из документа отдельных листов, количество прошитых листов заверяется подписью руководителя и печатью (если есть), при этом не требуется скрепления прошивки пломбой или сургучной печатью.

Учет новых трудовых книжек и вкладышей (чистых бланков) ведется в отдельной книге. То есть работодатель, как и прежде, ведет одну книгу, посвященную уже заведенным трудовым книжкам, а вторую по учету чистых бланков. Оба журнала наниматель теперь вправе вести по самостоятельно разработанному шаблону. В книгу учета новых бланков заносятся данные по оприходованию приобретенных книжек, фиксируются все случаи их расходования с обозначением серии и номера использованного документа.

Все имеющиеся у работодателя трудовые книжки должны храниться на предприятии как документы строгой отчетности. Поэтому приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за сохранность трудовых книжек, чистых бланков и вкладышей к ним. Именно этот работник и будет заниматься ведением учета по трудовым книжкам. В случае порчи новых бланков трудовых и вкладышей, составляется соответствующий акт. Такой алгоритм действий применяется для возможности снятия с учета испорченных бланков.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей должна храниться работодателем в течение 50 лет, а журнал учета чистых бланков хранится 5 лет - в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 (п. 463). Срок хранения отсчитывается с начала года, следующего за годом закрытия журнала.

Перенос красителей

Минтрудсоцзащиты России в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 ответило на вопрос о том, что понимать под «переносом красителей» в контексте положений п. 3 Порядка ведения и хранения трудкнижек по приказу от 19.05.2021 № 320н. Данный пункт предусматривает, что записи в трудовой книжке могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств именно путем указанного переноса красителей.

Ведомство считает, что соответствующим техническим средством может быть в том числе принтер. И напоминает, что положения приказа № 320н вступают в силу с 1 сентября 2021 года. Работодатель, ненароком «пропечатавший» данные в трудкнижку ранее осени, нарушит действующие правила.